Privacybeleid

Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.

Dat houdt onder andere in dat wij:

• duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor die doeleinden;
• u eerst vragen om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.  

Publicatie

Wij gaan vertrouwelijk om met uw gegevens en publiceren deze niet.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Omdat we niet uitsluiten dat onze dienstverlening in de toekomst verandert, zou ook deze privacyverklaring op punten kunnen veranderen. Wij raden u aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 17 december 2024. 

Verwerking van persoonsgegevens

Leden

Wij hebben van diverse personen van onze verenigingsleden persoonsgegevens opgeslagen: naam, telefoon, e-mailadres en geslacht. Deze gegevens verwerken we ten behoeve van de volgende doelstelling(en): ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten. Grondslag voor de verwerking van deze gegevens is de lidmaatschapsovereenkomst.   

Indien het lidmaatschap wordt opgezegd, bewaren wij deze persoonsgegevens op grond van administratieve en fiscale eisen nog zeven jaar.

Bestuursleden

Wij hebben van bestuursleden persoonsgegevens vastgelegd. Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, kopie ID, BSN-nummer en bankgegevens zijn opgeslagen om contact op te nemen en de inzet van het bestuurslid te vergoeden. Grondslag voor de verwerking van deze gegevens is de arbeidsovereenkomst. 

Na uitdiensttreding worden de persoonsgegevens zeven jaar bewaard voor de fiscus. De actieve jaren en naam worden langer bewaard voor koninklijke onderscheidingen. Bij overlijden worden de persoonsgegevens verwijderd.

Leden van de ledenraad

Van leden van de Ledenraad hebben wij persoonsgegevens opgeslagen: naam, telefoon en e-mailadres. Deze gegevens verwerken wij voor het verstrekken van informatie en het uitnodigen voor bijeenkomsten. Grondslag voor deze verwerking is de aanstelling door de Algemene Ledenvergadering. 

Persoonsgegevens worden zeven jaar bewaard na uitdiensttreding. Bij overlijden worden de persoonsgegevens verwijderd. 

Medewerkers

Van onze medewerkers bewaren wij persoonsgegevens voor de salariëring. Naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, geboortedatum, kopie ID, BSN-nummer en bankgegevens worden hiervoor opgeslagen. Grondslag hiervoor is de arbeidsovereenkomst. 

In geval van uitdiensttreding bewaren wij deze persoonsgegevens op grond van administratieve en fiscale eisen nog zeven jaar.

Leden van commissies en werkgroepen

Wij hebben van de leden van een commissie of werkgroep naam, telefoonnummer en e-mailadres vastgelegd om informatie te verstrekken en uitnodigingen voor bijeenkomsten te sturen. Grondslag voor de verwerking van deze gegevens is de aanstelling door het bestuur en de ledenraad. 

Deze persoonsgegevens worden na uitdiensttreding nog zeven jaar bewaard uit historisch belang, behalve bij bestuursleden.

Nieuwsbrief en contactformulier

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee we geïnteresseerden informeren over nieuws uit het boekenvak, onze projecten en onze diensten. E-mailadressen worden slechts met voorafgaande toestemming (via het lidmaatschapsformulier of het formulier op de website) toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee de ontvanger zich kan afmelden. Gegevens worden bewaard gedurende de periode dat men is aangemeld. 

Wanneer een contactformulier op de website wordt ingevuld of als wij een e-mailbericht ontvangen, dan worden de gegevens die ons zijn toegestuurd, bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van het e-mailbericht nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Stakeholders

Wij hebben van stakeholders persoonsgegevens opgeslagen: naam, telefoon, e-mailadres. Deze gegevens zijn met toestemming verkregen en verwerken we ten behoeve van het versturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten. 

Leveranciers

Van leveranciers hebben wij persoonsgegevens opgeslagen: naam, adres, woonplaats, telefoon en e-mailadres. Deze gegevens verwerken wij ten behoeve van de volgende doelstellingen: administratie, bevestigingen en uitlevering. Grondslag voor deze verwerking is een opdracht of contract. 

Deze gegevens worden tot maximaal zeven jaar bewaard na de samenwerking.

Relaties

Wij hebben van relaties persoonsgegevens vastgelegd. Naam, telefoonnummer en e-mailadres zijn vastgelegd om contact op te nemen en om informatie op te sturen. Deze gegevens zijn met toestemming verkregen. Wij bewaren deze gegevens tot de relatie geen relevante functie meer bekleedt voor de Koninklijke Boekverkopersbond. 

Perscontacten

Van perscontacten hebben wij persoonsgegevens vastgelegd. Naam, telefoonnummer en e-mailadres zijn vastgelegd om informatie te verstrekken en uitnodigingen voor bijeenkomsten te versturen. Deze gegevens zijn met toestemming verkregen. Wij bewaren deze gegevens tot de relatie niet meer werkzaam is bij het persbedrijf. 

Beeldmateriaal

De beelden op deze website zijn gepubliceerd met toestemming van de vastgelegden. Beelden die bij nieuwsberichten worden geplaatst, zijn eveneens met toestemming gepubliceerd. Op deze beelden kunt u bedoeld of onbedoeld worden vastgelegd. Mocht u dit als een probleem ervaren, raden wij u aan dit te melden via ons contactformulier.

Verstrekking aan derden

Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden wanneer u hiervoor geen toestemming geeft. 

Op onze site staan meetinstrumenten van andere partijen, namelijk cookies van CookieConsent en Google Analytics. 

Met CookieConsent worden geen persoonsgegevens gedeeld. De bezoekersgegevens, zoals IP-adressen, worden tijdelijk (circa zeven dagen) opgeslagen. 

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Die kennis gebruiken wij om onze website te optimaliseren voor onze bezoekers. Op de website van Google Analytics is meer informatie te vinden over hun cookiebeleid. 

Website

Met het gebruik van deze website deelt u bezoekersgegevens met ons via cookies. Maar het kan ook een door u zelf ingevoerde persoonsgegeven zijn, bijvoorbeeld als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst (onze nieuwsbrieven), of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welk gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de Koninklijke Boekverkopersbond van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert;
• Persoonsgegevens bewaren wij in een CRM-systeem. Dit systeem maakt iedere nacht van alle data een back-up. Deze back-ups worden op een gescheiden back-up omgeving geplaatst en worden daar voor een periode van 3 maanden bewaard. 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Heeft u ons eerder toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, dan heeft u altijd het recht deze toestemming weer in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.